Ansvarlig forretningsførsel og Speak Up

Forholdets art kan inkludere:

• Ulovlig aktivitet, f.eks. kriminelle handlinger i form av brudd på taushetsplikt, misbruk av økonomiske midler, tyveri, svindel eller falsk fremstilling, underslag og bestikkelser.

• Økonomisk svindel, f.eks. regnskapsmanipulasjon, manglende overholdelse av interne kontrollprosedyrer, misbruk av aktiva eller bedragerske erklæringer.

• Bestikkelser eller korrupsjon, f.eks. i form av interessekonflikter, bestikkelser, sponsoravtaler, donasjoner, gaver eller smøring.

• Alvorlige handlinger fra toppledelsen som ikke kan rapporteres via lokale kanaler uten at man risikerer negative konsekvenser.

• Brudd på konkurranselovgivningen, f.eks. i form av prissamarbeid, utveksling av prissensitiv informasjon eller samarbeid med konkurrenter.

• Alvorlig fare for miljø, helse eller sikkerhet, inkludert matsikkerhet.

• Aktiviteter som på andre måter og ifølge en lov, traktat eller avtale må anses som svært upassende atferd, f.eks. diskriminerende praksis, seksuell trakassering, bruk av barnearbeid eller brudd på menneskerettighetene.

• Brudd på andre områder som er definert av EUs direktiv om vern av varslere, f.eks. offentlige anskaffelser, hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme, produktsikkerhet og etterlevelse, folkehelse, personvern og brudd på informasjonssikkerheten.

Bekymringer knyttet til dine ansettelsesvilkår eller forhold på den lokale arbeidsplassen – for eksempel konflikter med kolleger og ledere, disiplinære sanksjoner, betaling av korrekt lønn og ytelser i rett tid – ligger utenfor omfanget av Speak Up-policyen og skal normalt rapporteres til din nærmeste overordnede eller den lokale lederen for People & Culture, og løses lokalt.

Dersom du ikke er komfortabel med å ta opp bekymringen din i de lokale rapporteringskanalene, eller hvis saken ikke blir løst på en tilfredsstillende måte, kan du bruke Speak Up-systemet til å rapportere saken.

Granskingsprosess

Bekymringer du sender inn via et nettbasert eller bemannet hotline Speak Up-system, vil bli kontrollert av et eksternt advokatfirma for å sikre prosessen mot interessekonflikter, før rapporten sendes til lederen for konsernets internrevisjon (Head of Group Internal Audit) eller videresendes til relevante ISS-organer. 

Lederen for konsernets internrevisjon skal: (i) registrere og bekrefte alle rapporter innen sju dager, (ii) vurdere alvorlighetsgraden og troverdigheten til rapporten som er tatt opp, og (iii) gå frem på samme måte for å treffe passende tiltak. Noen rapporterte saker kan løses uten at det er nødvendig med en gransking. 

Lederen for konsernets internrevisjon kan komme til å diskutere rapporten din med ISS Business Integrity Committee eller ISS Audit & Risk Committee eller sentrale medlemmer av ledelsen. Lederen for konsernets internrevisjon kan også engasjere eksterne revisorer, granskere og/eller juridiske rådgivere for å bistå i etterforskningen og analysen av resultatene.

Det vil bli iverksatt hensiktsmessige tiltak i tilfelle en gransking avdekker brudd på ISS' retningslinjer og/eller lover og forskrifter. Der det er juridisk mulig, og avhengig av omstendighetene, vil ISS informere deg om tiltaket som er planlagt eller iverksatt som en oppfølging av rapporten, og en begrunnelse for oppfølgingen.

Beskyttelse – ingen represalier mot varslere

Hvis du rapporterer et forhold til ISS i god tro, vil vi sikre at det ikke vil bli noen diskriminerende eller gjengjeldende represalier mot deg som følge av en Speak Up-rapport.

Relevante nasjonale lover som kan gi deg bedre beskyttelse etter at du har sendt inn Speak Up-rapporten, og etter at det er satt i gang en gransking, vil supplere eller overstyre disse retningslinjene. 

Med gjengjeldende represalier, eller gjengjeldelse, menes enhver direkte eller indirekte handling eller unnlatelse som forårsaker eller kan forårsake uberettiget skade på varsleren. Hvis du mener at du er blitt utsatt for represalier for å ha rapportert eller deltatt i en undersøkelse, skal du umiddelbart rapportere dette til lederen for konsernets internrevisjon (Head of Group Internal Audit – se kontaktinformasjon nedenfor) eller rapportere det via Speak Up-systemet. Alle slike rapporter vil bli undersøkt konfidensielt.

Alternative rapporteringsmåter: rapportering til myndigheter

Hvis du bor i EU, kan du i stedet for å rapportere til ISS, rapportere en bekymring til den lokale eksterne rapporteringskanalen som er tilgjengelig i ditt land. Den eksterne rapporteringskanalen administreres av en lokal myndighet i landet ditt som legger til rette for å rapportere saker på samme måte som man gjør internt til ISS. 

For informasjon om hvilken myndighet som håndterer den eksterne rapporteringskanalen, se nettsiden Responsible Business Conduct & Speak Up i ditt land. 

Du oppfordres til å rapportere bekymringer til ISS først.

Personopplysninger

Innsamling, behandling og eventuell utlevering av personopplysninger som er sendt inn via Speak Up-systemet vil bli utført i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, inkludert den norske personvernloven og EUs personvernforordning (GDPR).