Speak Up

Responsible Business Conduct og Speak Up

ISS er forpliktet til en etisk og ansvarlig forretningsadferd. Denne forpliktelsen er fast innebygd i våre verdier (ærlighet, entreprenørskap, fellesskap, initiativ, ansvar og kvalitet) og støttes av våre etiske retningslinjer.

Speack up_Graded

Speak Up-policyen

ISS har etablert en Speak Up-policy og et rapporteringssystem som gjør det mulig for ansatte, kunder, forretningspartnere og andre interessenter å rapportere bekymringer på en konfidensiell måte.

Hvis du er en medarbeider, kunde, forretningspartner eller annen interessent og mener det finnes brudd på ISS' etiske retningslinjer eller relevante lover og regler, oppfordrer vi deg til å si fra og rapportere dette. Ved å rapportere alle slike forekomster, handler du i tråd med de etiske retningslinjene og verdiene, og hjelper til med å beskytte virksomheten og omdømmet vårt.

Du kan rapportere på flere måter. Avhengig av art og alvor, oppfordrer vi deg til å si fra og ta opp bekymringen din med veileder eller sjef, People & Culture, juridisk rådgiver eller CFO.


Du kan også rapportere i Speak Up-systemet, som administreres av en uavhengig tredjepart. Speak Up-systemet finner du på nettsiden til arbeidsgiveren din på ditt eget språk og på nettstedet til ISS Group. Speak Up-systemet er tilgjengelig hele døgnet både for medarbeidere og tredjepart, og er tilgjengelig på 21 språk. Vi oppfordrer deg til å identifisere deg, men du kan også rapportere din bekymring helt anonymt. Bekymringer kan også rapporteres via telefon på de lokale numrene som du finner nedenfor.

Rapporteringen gjør at konsernets interne kontrollorgan kan vurdere om bekymringen oppfyller kravene for behandling under Speak Up-policyen. Det vil deretter bli rapportert til bedriftens integritetskomité (Business Integrity Committee).

Vi støtter ærlig og åpen kommunikasjon, og oppmuntrer til spørsmål og rapporter. Hvis du rapporterer en bekymring i god tro basert på din personlige kunnskap, er du beskyttet. Vi tolererer ikke noen form for diskriminering eller represalier mot våre ansatte eller tredjepart ved å si fra. Hvis du mener at du har opplevd represalier, bør du rapportere det som en mistanke om forseelse.

Slik fungerer det

Speak Up-kanalen er ment for rapportering av alvorlige og sensitive bekymringer som kan ha en negativ innvirkning på driften og resultatene av virksomheten vår, og som på grunn av bekymringens art, ikke kan rapporteres gjennom normale rapporteringskanaler.

Vi forsikrer om at alle bekymringer blir behandlet seriøst og på riktig måte. All kommunikasjon vil være anonym og konfidensiell med mindre du direkte ber om noe annet. Alle rapporter håndteres av lederen for den interne granskningsgruppen.Du blir oppfordret til å identifisere deg og forklare din bekymring i tilstrekkelig grad, for å gjøre etterforskningen av saken enklere.

Oppfølgingsspørsmål er noe du må forvente. Oppfølgingsspørsmål og utredning er ikke alltid mulig, med mindre kilden til informasjonen er identifisert. For å hjelpe ISS med å undersøke, vennligst oppgi så mye informasjon som mulig. ISS vil behandle alle bekymringer og spørsmål som tas opp under denne policyen på en konfidensiell måte, bortsett fra i den grad det er nødvendig for å gjennomføre en fullstendig og rettferdig etterforskning. Vi verner om konfidensialiteten til den som rapporterer.

Du kan avgjøre om din bekymring er en lokal sak eller en sak for hele Group ved bruke Speak Up-veiledningen.

Rapportere en hendelse på arbeidsplassen 

 - ISS driver sin virksomhet på mange steder rundt om i verden, og feil eller dårlig oppførsel som ikke er i tråd med våre verdier og koder, må rapporteres til rett ISS-sjef eller avdeling.
 
- Saker som alvorlig skade eller død, voldelig eller diskriminerende oppførsel inkludert seksuell trakassering på arbeidsplassen, eller brudd på menneskerettighetene, inkludert moderne slaveri på arbeidsplassen blir ansett som alvorlige bekymringer. Disse kan rapporteres global i henhold til Speak Up-policyen, hvis du ikke har kunnet rapportere til nærmeste ISS-sjef eller People & Culture-avdelingen. 

Rapportering om tyveri og misbruk av selskapets eller kundenes eiendeler 

- Tyverier eller feil bruk av ISS’ eller kundens verdier av en ISS-medarbeider eller sjef, bør tas opp direkte med daglig leder eller juridisk avdeling. Hvis du ikke kan ta dette med lederen eller juridisk avdeling, bør du informere Chief Financial Officer. 

- I tilfeller hvor du ikke kan adressere tyveri eller misbruk til ledelsen i din lokale organisasjon, kan du vurdere å rapportere hendelsen etter Speak Up-policyen. 

Rapportering av svindel 

ISS har nulltoleranse for medarbeidere og/eller forretningspartnere som begår svindel. Bedrageri er bevisst lureri for å sikre urettferdig eller ulovlig gevinst. Svindel kan ha mange former på alle nivåer i en organisasjon. Noen få eksempler er presentert nedenfor, men er på ingen måte en uttømmende liste over mulig svindel i virksomheten. 

- Et eksempel er forfalskning av tidsrapporter, oppmøteprotokoller eller lønnssatser, noe som kan føre til utbetaling av for mye lønn til den som mottar betalingen. Hvis du opplever denne typen svindel på arbeidsplassen, bør du normalt kontakte lønnsavdelingen. 

- Svindel kan også oppstå i tilfeller der leverandører eller underleverandør samarbeider med ISS-ledere for å overbelaste ISS for varene eller tjenestene de leverer. Hvis du blir oppmerksom på slik samarbeid med leverandører eller underleverandører, bør du normalt kontakte juridisk avdeling eller økonomiansvarlig (CFO). 

Rapportering av lovbrudd 

- ISS streber etter å være en lovlydig bedrift i alle land, og driver virksomheten vår i samsvar med internasjonale og lokale lover og regler. ISS har utstedt interne retningslinjer for å sikre samsvar med loven mot korrupsjon og konkurranse. 

- Brudd på antikorrupsjons- og konkurranselovgivning anses som alvorlige og sensitive bekymringer som kan rapporteres i henhold til Speak Up-policyen.

Vi har etablert styringsprosedyrer for å sikre at informasjonen, inkludert kontaktinformasjon, som du gir oss gjennom Speak Up-verktøyet, behandles strengt konfidensielt. Du har også muligheten til å forhøre deg om status til en pågående etterforskning.  

- Vær oppmerksom på at det kan være begrensninger for hva du har lov til å rapportere anonymt i den jurisdiksjonen du rapporterer fra. Speak Up-policyen er regulert i henhold til dansk databeskyttelseslovgivning, noe som betyr at ISS er pålagt å avvise og slette enhver rapport som ikke er av alvorlig eller sensitiv karakter. Rapporten din kan derfor avvises med bakgrunn i Speak Up-policyen helt enkelt fordi den ikke har blitt adressert til riktig rapporteringskanal.   

- I unntakstilfeller, der det er sannsynlig at etterfølgende prosedyre vil forstyrre etterforskningen, kan integritetskomiteen gi fullmakt til å avvike fra prosedyrene beskrevet ovenfor. Vi vil imidlertid ikke avsløre din identitet eller kontaktinformasjon med mindre du har gitt oss din eksplisitte tillatelse på forhånd. 

Prosessoversikt:

1. Rapportering: Rapporter som sendes via Speak Up-systemet overføres via en sikker og kryptert kommunikasjonslinje til den interne granskningsgruppen.

2. Gjennomgang: Den interne granskningsgruppen vil vurdere om din rapporterte bekymring oppfyller kravene for behandling av rapporten i henhold til Speak Up-policyen. Det vil deretter bli rapportert til bedriftens integritetskomité.

3. Tiltak: Undersøkelse, tiltak og tilbakemeldinger til brukeren.

Rapporter en hendelse på nettet eller via telefon ved å tale inn en melding og legge igjen kontaktinformasjonen.

Nettbasert rapporteringsverktøy

Telefonrapportering:

Australia +(61) 38 40 04 587 
Brasil +(55) 21 35 00 02 42 
Chile +(56) 22 57 08 734 
Kina +(86) 10 53 87 57 79
Danmark +(45) 38 17 63 48
Finland +(358) 94 24 50 434 
Frankrike +(33) 18 28 89 360
Indonesia +(62) 80 33 21 81 06
India +(91) 00 08 00 05 01 320
Mexico +(52) 55 11 68 99 35 
Nederland +(31) 20 80 81 296 
Norge +(47) 23 96 26 07 
Spania +(34) 91 12 33 031 
Sverige +(46) 63 88 00 915 
Sveits +(41) 43 50 86 912 
Sveits (Fra) +(41) 43 50 84 660 
Sveits (It) +(41) 43 50 84 643 
Tyrkia +(90) 21 29 00 18 73
Storbritannia +(44) 02 03 51 44 260 
USA +(1) 64 67 12 93 10

PEOPLE MAKE PLACES