SPEAK UP

Rapportere alvorlige bekymringer

ISS har implementert en Speak Up-policy med et rapporteringssystem som gjør det mulig både for medarbeidere, samarbeidspartnere og andre interessenter å rapportere en hver bekymring på en trygg og konfidensiell måte.

Speack up_Graded

Slik fungerer det

Speak Up-kanalen er ment for rapportering av alvorlige og sensitive bekymringer som kan ha en negativ innvirkning på driften og resultatene av virksomheten vår, og som på grunn av bekymringens art, ikke kan rapporteres gjennom normale rapporteringskanaler. 

Vi forsikrer om at alle bekymringer blir behandlet seriøst og på riktig måte. Du kan avgjøre om din bekymring er en lokal sak eller en sak for hele gruppen ved bruke Speak Up-veiledningen nedenfor. Alle rapporter håndteres av lederen for den interne granskningsgruppen. 

For å hjelpe deg med å vurdere om en hendelse er en alvorlig eller sensitiv bekymring og for å finne den mest passende rapporteringskanalen, kan du lese veiledningen nedenfor. 

Veiledningen er ikke uttømmende med tanke på hva som kan rapporteres under Speak Up-policyen, men gir en oversikt over typer hendelsesrapportering for alle interessenter. Du bør alltid gjøre en personlige vurdering før du sender inn en Speak Up-rapport. 

Konfidensialitet 

All kommunikasjon vil være anonym og konfidensiell med mindre du direkte ber om noe annet. Du blir oppfordret til å identifisere deg og forklare din bekymring i tilstrekkelig detalj, for å gjøre etterforskningen av saken enklere. Oppfølgingsspørsmål og utredning er ikke alltid mulig med mindre kilden til informasjonen er identifisert. For å hjelpe ISS med å undersøke en klage, vennligst gi så mye informasjon som mulig. ISS vil behandle alle bekymringer og spørsmål som tas opp under denne policyen på en konfidensiell måte, bortsett fra i den grad det er nødvendig for å gjennomføre en fullstendig og rettferdig etterforskning. Klagerens identitet skal holdes konfidensiell. 

Les Speak Up-policyen

Rapportere en hendelse på arbeidsplassen 

- ISS driver sin virksomhet på mange steder rundt om i verden, og feil eller oppførsel hos ansatte som ikke er i tråd med verdier og oppførselskoder, må rapporteres til relevant ISS-sjef eller avdeling. 

- Saker som kan føre til alvorlig skade eller død, samt voldelig eller diskriminerende atferd inkludert seksuell trakassering på arbeidsplassen, anses som alvorlige eller sensitive bekymringer. Disse kan rapporteres global i henhold til Speak Up-policyen, hvis du ikke har kunnet rapportere til nærmeste ISS-sjef eller People & Culture-avdelingen. 

Rapportering om tyveri og misbruk av selskapets eller kundenes eiendeler 

- Tyverier eller feil bruk av ISS’ eller en kundes verdier av en ISS-medarbeider eller sjef, bør tas opp med direkte med daglig leder eller juridisk avdeling. Hvis du ikke kan ta dette med lederen eller juridisk avdeling, bør du informere Chief Financial Officer. 

- I tilfeller hvor du ikke kan adressere tyveri eller misbruk til ledelsen i din lokale organisasjon, kan du vurdere å rapportere hendelsen etter Speak Up-policyen. 

Rapportering av svindel 

ISS har nulltoleranse for medarbeidere og/eller forretningspartnere som begår svindel. Bedrageri er bevisst lureri for å sikre urettferdig eller ulovlig gevinst. Svindel kan ha mange former på alle nivåer i en organisasjon. Noen få eksempler er presentert nedenfor, men er på ingen måte en uttømmende liste over mulig svindel i virksomheten. 

- Et eksempel er forfalskning av tidsrapporter, oppmøteprotokoller eller lønnsatser, noe som kan føre til utbetaling av for mye lønn til den som mottar betalingen. Hvis du opplever denne typen svindel på arbeidsplassen, bør du normalt kontakte lønnsavdelingen. 

- Svindel kan også oppstå i tilfeller der leverandører eller underleverandør samarbeider med ISS-ledere for å overbelaste ISS for varene eller tjenestene de leverer. Hvis du blir oppmerksom på slik samarbeid med leverandører eller underleverandører, bør du normalt kontakte juridisk avdeling eller økonomiansvarlig (CFO). 

Rapportering om lovbrudd 

- ISS arbeider for å være en lovlydig bedriftsborger i alle land hvor vi er til stede, og driver virksomheten vår i samsvar med internasjonale og lokale lover og regler. ISS har utstedt interne retningslinjer for å sikre samsvar med loven mot korrupsjon og konkurranse. 

- Brudd på antikorrupsjons- og konkurranselovgivning anses som alvorlige og sensitive bekymringer som kan rapporteres i henhold til Speak Up-policyen. 

Rapport``èr en hendelse ved hjelp av Speak Up-verktøyet eller telefon. 

Vi har etablert styringsprosedyrer for å sikre at informasjonen, inkludert kontaktinformasjon, som du gir oss gjennom Speak Up-verktøyet, behandles strengt konfidensielt. Du har også muligheten til å forhøre deg om statusen til en pågående etterforskning.  

- Vær oppmerksom på at det kan være begrensninger for hva du har lov til å rapportere anonymt i den jurisdiksjonen du rapporterer fra. Speak Up-policyen er regulert i henhold til dansk databeskyttelseslovgivning, noe som betyr at ISS er pålagt å avvise og slette enhver rapport som ikke er av alvorlig eller sensitiv karakter. Rapporten din kan derfor avvises med bakgrunn i Speak Up-policyen helt enkelt fordi den ikke har blitt adressert til riktig rapporteringskanal.  

- I unntakstilfeller, der det er sannsynlig at etterfølgende prosedyre vil forstyrre etterforskningen, kan Business Integrity Committee gi fullmakt til å avvike fra prosedyrene beskrevet ovenfor. Vi vil imidlertid ikke avsløre din identitet eller kontaktinformasjon med mindre du har gitt oss din eksplisitte tillatelse på forhånd. 

Prosessoversikt:

1. Rapport: Rapporter som sendes via Speak Up-systemet overføres via en sikker og kryptert kommunikasjonslinje til den interne granskningsgruppen.

2. Gjennomgang: Den interne granskningsgruppen vil vurdere om din rapporterte bekymring oppfyller kravene for behandling av rapporten i henhold til Speak Up-policyen. Det vil deretter bli rapportert 
til Business Integrity Committee.

3. Tiltak: Undersøkelse, tiltak og tilbakemeldinger til brukeren.

Rapporter en hendelse

Nettbasert rapporteringsverktøy

Telefonrapport:

Australia  +(61) 384004587 
Brasil  +(55) 2135000242 
Chile  +(56) 225708734 
Danmark  +45 38176348
Finland  +(358) 942450434 
Indonesia  +(62) 8033218106
Israel  +(972) 39155867 
Mexico  +(52) 5511689935 
Nederland  +(31) 208081296 
Norge  +(47) 23962607 
Spania  +(34) 911233031 
Sverige  +(46) 638800915 
Sveits  +(41) 435086912 
Tyrkia  +(90) 2129001873
Storbritannia  +(44) 2035144260 
USA  +(1) 6467129310

Spørsmål om en eksisterende sak?

Følg opp saker du tidligere har sendt inn.

Skriv her

PEOPLE MAKE PLACES

Mer enn 60K kunder fordelt på 30+ land