CASE

Tjenester når og der de trengs, også under ekstraordinære omstendigheter

Nå som 90 % av Outotecs ansatte jobber eksternt, har ISS skalert tjenestene sine for å sikre at de oppfyller behovene i den nye situasjonen. Nå leveres det lunsj hjem til ansatte fra bedriftens kantine, og enkelte kontorrom er stengt for å spare strøm, samtidig som arealene som fortsatt er i bruk, vaskes hyppigere.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

Covid-19-

tiltak

90

%

fjernarbeid

60

%

minsket bruk av kontorplass

Samarbeidet mellom Outotec og ISS, som har vart i mer enn 10 år, har kommet til et punkt hvor Director of Facility & Premises Services Erkko Malinen i Outotec og Account Director Anssi Kuosmanen i ISS nå ikke lenger trenger å holde formelle møter. I stedet treffes de over en avslappende kopp kaffe på Outotecs kontor i Espoo, der Anssi også jobber en del.  

«Antall formelle møter har sunket betydelig ettersom vi ofte møtes naturlig i løpet av arbeidsuka, og i tillegg til dette har vi daglig kontakt», forklarer Erkko.  

Til tross for de enestående omstendighetene verden opplever, har denne daglige kontakten fortsatt mer eller mindre som normalt. Tjenestetilbudet er tilpasset Outotecs nåværende behov, og begge selskapene er klare til å reagere raskt hvis situasjonen forandrer seg.  

«Det var virkelig prisverdig hvor smidig prosessen var for å justere tjenestene som ISS leverer, med tanke på de spesielle omstendighetene», hevder Erkko.

«Det flotte samarbeidet vi har med ISS, gjør det mulig for oss å være forberedt på enhver forandring»

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services i Outotec
En velsmakende opplevelse 

Outotec og ISS sitt samarbeid strekker seg flere år tilbake. Mens de to selskapene har jobbet direkte med hverandre siden 2010, kjøpte Outotec langt tidligere tjenester fra ISS indirekte via Outokumpu Campus. Samarbeidet ble utvidet gradvis, og i dag leverer ISS tjenester til kontorene i Lappeenranta, Espoo og Outokumpu. Disse tjenestene inkluderer resepsjonstjenester, renhold, vedlikehold og ombyggingstjenester, som Erkko og Anssi omtaler som altmuligmanns-tjenester.  

«En av de nyeste tilleggene er energistyring på noen av anleggene våre», forklarer Anssi.  

I tillegg til energistyring, har et annet bemerkelsesverdig tilskudd i tjenesteutvalget vært restauranttjenester til Espoo-kontoret.  

«Vi samarbeidet om ombyggingsarbeidet og åpnet til slutt restauranten i 2020. Restauranten utgjør et vesentlig element i kundeopplevelsen, og gjør oss til en viktig del av kundens liv hver eneste dag, én lunsj om gangen», sier Anssi.  

«Det utgjør også en velsmakende del av kundeopplevelsen. Kontoret ligger rett overfor kjøpesenteret Iso Omena, så beliggenheten er utfordrende, med mye konkurranse for restauranten. Tilbakemeldingene har imidlertid vært utelukkende positive, med resultater av ypperste klasse i undersøkelsen Happy-or-Not», sier Erkko.  

Restauranten har også automater, slik at ansatte kan kjøpe noe å spise eller drikke når som helst på døgnet.  

«Automatene har fungert godt i personalrestauranten, som bare er åpen for ansatte ettersom det gir litt fleksibilitet i de ansattes hverdag», forklarer Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Lunsjlevering til hjemmekontor 

Da overgangen til de nåværende eksepsjonelle omstendighetene trådte i kraft, kunne restaurantene reagere umiddelbart og sikre stabiliteten i matforsyningen. Man gikk fra den opprinnelige bufféoppstillingen til ferdigporsjonerte måltider, med nye rutiner for å unngå kontakt. Det var da nærmere 90 % av alle kontormedarbeiderne begynte å jobbe hjemmefra, at restaurantsjef Osku Toivanen i ISS utviklet tjenesten jumISSa, som gir alle medarbeiderne i Outotec muligheten til å få lunsjen levert på døra. 

«Hver dag leverer vi ca. 50 måltider hjem på døra til de i Outotec som har hjemmekontor», forklarer Anssi.  

«Og vi ble veldig overrasket over hvor smidig overgangen til hjemmekontor har gått for de aller fleste. De ansatte har fått låne med seg kontorstoler og skjermer, slik at de kan skape seg en ergonomisk og god arbeidsstasjon hjemme. Lunsjen leveres på døra for at arbeidsdagen skal bli så enkel som mulig», sier Erkko.  

Skalerbarhet er en viktig fordel 

I tillegg til de innovative løsningene innen restauranttjenester, har rengjøringen også blitt intensivert samtidig som resepsjonstjenestene håndteres av færre ansatte. Siden det er betydelig færre mennesker på kontoret enn vanlig, er enkelte deler av lokalene helt avstengt. 

«Vi har stengt av 60 prosent av lokalene, og det har gjort at vi spare betydelige summer på energiforbruk», sier Erkko.  

«Med de nye ordningene, som frigjør mer tid, har vi omorganisert arbeidet vårt og gjennomfører for tiden oppgaver som vanligvis ville blitt utført senere på sommeren, som for eksempel rengjøring av vinduene. Selv om bruken av lokalene har minsket, må vedlikeholdsoppgaver for anlegget fortsatt gjøres slik at lokalene holdes rene og trygge», sier Anssi.  

For Erkko har muligheten til å skalere den samlede serviceenheten for å passe til dagens situasjon, vært spesielt viktig i disse spesielle tidene. Når situasjonen begynner å gå tilbake til det normale, må begge selskapene gjennomgå serviceenheten på nytt og bestemme hva som trengs. Anssi og Erkko har allerede begynt å vurdere om fjernarbeid skal bli en permanent del av den daglige driften.  

«Det får tiden vise. Det flotte samarbeidet vi har med ISS, gjør det mulig for oss å være forberedt på enhver forandring», avslutter Erkko.  

Hold deg oppdatert

Registrer deg for siste nytt fra ISS. Du kan avregistrere deg når som helst.

Registrer deg her

Historier om mennesker, arbeidsplasser og planeten vår

PEOPLE MAKE PLACES

Mer enn 60K kunder fordelt på 30+ land